北村眼科医院様は、地域に根ざした眼科診療を行いながら、以前からワクチン・予防接種にも積極的に取り組まれている医療機関です。特にインフルエンザ予防接種の実績が多く、地域では「ワクチンを打つなら北村眼科」という認知が定着しています。眼科という診療科の特性上、風邪などの感染症患者と動線を分けやすく、安心して接種できる環境である点も、患者様から選ばれている理由の一つです。
一方で、受付は約2名の少人数体制で運営されており、繁忙期には予約や変更の電話が集中することが課題となっていました。予約電話は1件あたり数分を要し、特に午後の時間帯には電話対応が続くことで、診療や会計などの通常業務が滞る場面も発生していました。
こうした課題を背景に、北村眼科医院様では予約業務の効率化を目的としてワクチンぷらっとを導入いただきました。導入後は、繁忙期であっても電話が鳴り続ける状況がほぼ解消され、予約変更に関する電話も減少しています。患者様からも「休みの日に予約できて助かる」といった声が寄せられており、診療時間外でも予約できる利便性を実感されています。
【 導入前の課題 】電話中心の予約対応が、受付業務の大きな負担に
予約電話の対応で他業務を圧迫
- 予約電話は1件あたり約5分かかり、受付業務を圧迫
- 繁忙期（特に16〜19時）は電話が鳴り続ける状態になりやすい
- 予約変更の電話も多く、通常業務が中断されやすい
- 祝日明け・休み明けに電話が集中しやすい
- 少人数体制による業務集中
当社がご支援した医療機関でも、少人数の受付体制の中で、予約電話対応が診療・会計業務を圧迫する状況が続いていました。特に午後は予約が集中し、電話対応によって受付業務が滞ることも発生。加えて、祝日明けや休診日明けには予約変更の問い合わせが重なり、対応が追いつかないケースも見受けられました。
こうした背景から、限られた人員でも安定した予約管理を実現し、業務負荷と在庫リスクを抑える運用体制の確立が重要な課題となっていました。
ワクチンぷらっと導入の決め手は、「価格」と「業務効率化」
北村眼科医院様ではワクチン予約業務の効率化を目的として、当社のワクチンぷらっとを導入いただきました。
価格面での導入しやすさに加え、患者様が時間や曜日を問わず予約できる点、予約管理をオンラインで一元化できる点をご評価いただいています。
また、ネット予約を基本としながらも電話対応を完全に廃止する必要がなく、現場の運用に合わせて柔軟に活用できる点も導入の決め手となりました。
【 導入後の効果 】繁忙期でも電話対応に追われない受付体制を実現
導入後は、繁忙期であっても予約や変更の電話が鳴り続ける状況がほぼ解消されました。電話対応に割かれていた時間が減少し、受付スタッフが本来の業務に集中しやすい環境が整っています。
特に祝日明けや休み明けに電話が集中する状況が緩和され、業務の平準化につながっています。
また、患者様からは「休みの日に予約できて助かる」といった声も寄せられており、診療時間外でも予約できる利便性が評価されています。
ネット予約と電話対応を併用することで、幅広い患者層に対応しながら、業務効率化と患者満足度の向上を両立されています。
このような医療機関様におすすめです
繁忙期に予約・変更の電話が集中している
少人数体制で受付業務の負担が大きい
休診日・診療時間外の予約を取りこぼしたくない
完全なネット予約への移行が難しい医療機関様でも、電話対応を減らしながら無理なく運用できる点は、大きなメリットです。
「電話が鳴り続けて予約を取りきれない」状況にある医療機関様ほど、効果を実感していただきやすい事例です。
担当者コメント
Web予約への導線を設け、ワクチン予約の複線化を図っていただいたことで、受電数の大幅な削減につながり、お役に立てましたことを大変嬉しく思っております。
また、ご利用費用につきましても、導入いただきやすい価格設定に努めております。
今後もサービスの改修・改善に尽力してまいりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
アルフレッサ株式会社 兵庫営業部 阪神支店 吉田 悠斗 MS
アルフレッサ株式会社 プロモーション部 是川 健弘