大野医院様は、地域に根ざした内科・小児科診療を行いながら、季節性ワクチンの接種にも積極的に取り組んでこられた医療機関です。毎年多くの患者様が来院され、安心してワクチン接種できる医院として地域に定着しています。
一方で、ワクチン接種数の多さから ワクチン予約・変更に関する電話が集中し、紙の予約表では記入漏れや重複予約が発生しやすい状況でした。電話対応に追われる時間が増え、午後の診療時間帯には業務が滞るなど、スタッフの負担も大きくなっていました。
こうした課題の解消を目的にワクチンぷらっとを導入いただき、予約枠の自動整理によるミスの減少、患者様自身が予約・変更できることで電話件数も大幅に減少しました。診療時間外の作業も軽くなり、現場全体の効率化と負担軽減が実現しています。
【 導入前の課題 】紙管理によるミスと電話集中が負担に
大野医院様では、インフルエンザワクチン接種を中心に、紙の予約表による管理が続いていました。
その結果、予約情報の聞き漏れやダブルブッキングなど、日々の運用に多くの負担が発生していました。
予約ミス・ダブルブッキングが重なることも
- 「小児なのか」「何回目なのか」といった情報が聞き切れず、不完全な予約が発生
- 生年月日・連絡先の聞き間違いによって連絡が取れなくなるケース
- 同じ時間帯に 最大8名重なることもあり、駐車場が溢れて混乱する日が続出
予約・変更に伴う電話対応が膨大
- 特にインフルエンザシーズンは変更・確認の電話が殺到
- 「電話がつながらない」という苦情が増え、近隣の患者様が 直接来院して予約希望を伝える事態にも発展
- スタッフの1名が、ほぼ丸一日「電話専従」になってしまう
在庫管理・準備の負担が大きい
- 年齢により投与量が異なるため、紙の予約表と見比べながら本数を計算
- 「1日に必要なワクチン数の把握」に日々多くの時間がかかっていた
業務時間が後ろ倒しになり残業が多くなることも
- 電話対応のせいで本来の業務が進まず、診療後の残務が増加
- スタッフの負担が大きく、シーズンの疲弊は深刻
【 導入の決め手 】予約枠の自動整理と患者自身で完結できる仕組み
大野医院様がワクチンぷらっとを導入した最大の理由は、手書きの予約表では防ぎきれなかった重複予約や聞き漏れによるミスをなくせると期待されたためでした。予約枠が自動で整理されることで、日々の運用が安定すると実感されたことが決め手となりました。
さらに、患者様自身が予約や変更を行えるようになり、これまでシーズン中に集中していた電話対応が大幅に減る見込みが持てた点も大きなポイントでした。受付での案内や書き換え作業が不要になり、スタッフの負担軽減につながる点も評価されています。
また、接種当日のワクチン予約一覧を印刷するだけで年齢や必要量が自動で表示されるため、準備がスムーズになることも導入を後押しした要素でした。
院長のお話の中で、特に心に残ったのは次のお言葉です。
「ワクチンぷらっとにしてから、電話対応が一気に楽になりました」
【 導入後の効果 】電話は「約50％以下」に激減。受付・準備・在庫管理も劇的改善
インフルエンザシーズンを1回経験した段階で、業務面・患者体験の両面で大きな成果が出ています。
- 電話対応が約50％減少
- 受付の混雑が改善し、スタッフの残業も減少
- 在庫管理が効率化し、注文の精度が向上
- 電話が苦手な人の予約が増え、患者層の広がりに繋がった
- ワクチン行列が解消し、駐車場含む院内外の混雑が大幅減
ワクチンぷらっとの導入により、予約・変更の電話が大幅に減ったことで受付の負担が軽くなり、院内の混雑や残業も改善しました。さらに、予約データをもとに必要な本数を正確に把握できるようになったことで準備や在庫管理が効率化しました。
ウェブ予約を利用する患者層が増えたことで接種機会も広がりました。時間帯の集中が解消されたことで行列もなくなり、シーズン中の運営が格段にスムーズになっています。
このような医療機関様におすすめです
紙の予約表で管理し、業務が複雑と感じている
インフルエンザ時期に電話が鳴りやまず、業務が止まってしまう
駐車場や待合の混雑が生じやすく、行列を避けたい
担当者コメント
ワクチンぷらっとをご導入いただき、さらに一緒になって貴院の課題解決に貢献できたことに大変感謝申し上げます。特に導入後も継続的に運用に関するご相談をいただけたことで貴院の課題が明確になり、そこに弊社のワクチンぷらっとを上手く当てはめることが出来ました。また、ご導入による効率化をスタッフさまも喜んでいただたいたこと、さらに新規患者の獲得にも繋がったとのご報告もいただけ、私も嬉しい限りです。
アルフレッサ株式会社 長野･山梨営業部 松本支店 小松 満昭 MS
アルフレッサ株式会社 プロモーション部 栁瀬 雅則