紙管理と電話対応の限界を解消。在庫管理を「見える化」して在庫の不安を軽減

かわごえ循環器・内科クリニック様は、高齢の患者さんを中心に、地域の「かかりつけ」としての役割を担っているクリニックです。ワクチン接種にも積極的に取り組まれており、予防医療の一環として実施されています。

一方で、導入前は紙で予約管理をしており、変更が重なると「修正に修正」が発生して把握が難しくなり、数を数え直すなどの負担が発生していました。特にインフルエンザとコロナワクチン対応が重なった時期は、問い合わせの電話が診療に支障が出るほど鳴る状況もありました。さらに、高齢の患者さんが多いことから「直接来院して予約する」ケースも多く、運用が限界に近づいていたといいます。

こうした背景から「予約システムがないと管理しきれない」と感じたタイミングで、価格面の安心感や使いやすさを理由に、ワクチンぷらっとを導入いただきました。院内は受付2名・看護師2〜3名の体制で、現在は予約管理に加えて在庫管理まで含めて活用されています。導入後は紙管理の負担が減り、特に高額ワクチンの在庫判断がしやすくなったことが大きな効果として挙げられています。

【 導入前の課題 】紙管理と「電話＋来院予約」が重なり、予約運用が限界に

紙台帳の修正が重なり、予約状況を把握しづらい

インフルエンザとコロナ同時期に問い合わせ電話が増え、診療に影響することも

高齢者が多く「電話＋来院での予約」も重なり、受付の処理が追いつきにくい

【 導入の決め手 】「価格の安心感」と、無料体験で「使える」と確信できたこと

かわごえ循環器・内科クリニック様がワクチンぷらっと導入を決めた背景には、紙管理と問い合わせ対応が重なり「このままでは回らない」という切迫感がありました。ちょうど「何かしらの予約システムを入れないと管理しきれない」と思っていたタイミングで提案があり、導入に踏み切ったといいます。

導入の決め手として大きかったのは、まず「思っていた以上に安い」という価格面の安心感でした。予約システムは機能を求めるほど高額になりやすい印象がある中で、毎月の固定費への不安が小さい点は大きな後押しになったとのことでした。

さらに、最初はサービスで試せる期間（無料体験）があったことで、実際に操作しながら運用をイメージできたこともポイントでした。使ってみて「便利だね」と実感でき、そのままスムーズに導入へ移行できたと話されています。加えて、使い続けるほどデータが蓄積され、予約入力などが徐々に楽になる見通しが持てたことや、「要望を聞いてくれた」「対応が早かった」といった点も、継続利用の判断材料になったようです。

【 導入後の効果 】在庫管理の「見える化」で判断がしやすく、紙管理の負担も軽減

導入後は、紙での管理に伴う手間が軽くなっただけでなく、在庫や接種状況の把握がしやすくなり、予約の導線にも変化が出てきています。

• 紙管理の手間が減り、作業量が軽くなった
• 予約状況を把握できるため、高額ワクチンの余剰在庫が分かり、急な接種ニーズにも対応できるようになった
• ワクチン目的の新規来院が増えた実感がある

このような医療機関様におすすめです

紙の予約表で管理しており、変更が重なると把握が難しくなる

予約管理と在庫管理を一元化し、ワクチン余剰在庫数の把握による急なワクチン接種に

繁忙期に電話と来院予約が重なり、受付対応が追い付きにくい

担当者コメント

超繁忙期でのワクチンに於ける患者様へのご対応に大変お困りで、他システムも検討されていた中で、当社がワクチンスケジュールシステムを扱っていたことから「ワクチンぷらっとについて聞きたい」とお話し頂きました。知らないシステム会社ではなく、アルフレッサがやっている点、コストパフォ－マンスが良く使い勝手も良い、都度アップグレードしている点など大変ご満足頂いてます。今後もフォローさせていただき、お得意様、患者様の満足向上に繋がるよう努力させていただきます。

アルフレッサ株式会社 プロモーション部　宮永 康明