都倉病院様は、産婦人科や小児科をはじめ、内科・外科・整形外科・皮膚科など幅広い診療を行う地域密着型の病院です。
予防接種にも積極的に取り組まれており、小児を中心に多くの患者様が来院されています。インフルエンザシーズンには一般成人や高齢者の接種も増加し、地域の予防医療を支える重要な役割を担っています。
そのような中、同院ではワクチン予約の電話対応から予約管理までを薬剤部が担当しています。薬剤師1名体制となったタイミングで、従来の運用を維持することが難しくなり、予約業務の効率化が大きな課題となっていました。
こうした中、薬剤師1名体制でも継続して運用できる仕組みづくりを目指し、ワクチンぷらっとを導入いただきました。
導入後は、小児インフルエンザワクチン予約のほぼすべてがWeb予約へ移行。電話応対や予約管理の負担を大幅に軽減し、接種者数も前年から約100名増加しました。さらに、予約業務に追われる状況から脱却し、薬剤部が本来業務へ目を向けられる環境づくりにもつながっています。
今回は、薬剤師1名体制の中で進めた予約業務の効率化と、その後の業務変化についてお話を伺いました。
【 導入前の課題 】インフルエンザシーズンに予約電話が集中。本来の業務が円滑に遂行できない状況となっていた
都倉病院様では、ワクチン予約の電話対応から予約管理までを薬剤部が担当しています。
幼児のワクチン予約時には接種ワクチンや接種間隔の確認も必要で、予約1件ごとに多くの確認作業が発生していました。特に小児ワクチンは兄弟姉妹で予約されるケースも多く、1件の電話が長時間になることもありました。
インフルエンザ予約開始直後には電話が集中し、多い時には1日で約100名分の予約対応を行ったこともあったそうです。当時は薬剤師2名体制だったため、1人が電話対応に専念し、もう1人が通常業務を担うという運用で対応していました。
しかし、前任者の退職により薬剤師1名体制となったことで、
「今年のインフルエンザ予約をどう運用するか」
という状況になり、予約業務の見直しが避けられなくなりました。
【 導入の決め手 】人員減少をきっかけにWeb予約を検討。決め手はコストと使いやすさ
実は都倉病院様では以前から予約業務のWeb化を検討されていました。しかし、他社サービスは導入コストが高く、導入には至っていなかったといいます。
そのようなタイミングで紹介されたのが、ワクチンぷらっとでした。
薬剤師1名体制になったことで予約業務の見直しが急務となる中、
- 導入しやすい価格
- Web上で予約を一元管理できること
- 予約枠を自動で管理できること
が評価され、導入を決定されました。
また、実際のデモを確認した際に、
「これなら運用できる」
というイメージを持つことができたことも、大きな決め手になったそうです。
導入後に問い合わせしたのは数回程度だったものの、その都度サポートを受けられたことから、安心して運用できたとお話しいただきました。
【 導入後の効果① 】ほぼすべての予約がWeb化。予約管理業務を大幅削減
ワクチンぷらっと導入後は、小児インフルエンザワクチン予約のほぼすべてがWeb予約へ移行しました。窓口で予約を受けた患者様は1名のみで、それ以外はすべてWeb予約だったとのことです。
2回目接種の予約についても、窓口で予約を取る必要がなくなり、「ホームページからご予約ください」と案内するだけで済むようになりました。
また、これまで紙で1件ずつ管理していた予約情報も一覧で管理できるようになり、予約者情報の整理や接種前の準備作業も効率化されています。
さらに、インフルエンザ接種者数は前年の約340名から約440名へ増加。接種者数は増加したにもかかわらず、予約受付や予約管理にかかる負担は大幅に軽減されました。
【 導入後の効果② 】「予約対応に追われる状態」から脱却。本来業務へ目を向けられるように
都倉病院様にとって最も大きな変化は、予約業務に追われなくなったことでした。
導入前は、インフルエンザ予約開始直後の電話対応をどう乗り切るかが大きな課題でした。しかしWeb予約への切り替えによって、予約受付業務へ割いていた時間や意識を大幅に減らすことができました。
粟津薬局長は、
「予約取りに注力しなくてよくなった」
と話されています。
1人で薬剤業務を担う中でも、予約電話を気にし続ける必要がなくなったことで、自身が対応すべき業務へ気を回せる時間が増えたといいます。
ワクチンぷらっとの導入により、予約業務に割いていた時間や意識を減らすことができ、薬剤部本来の業務へ目を向けられる環境づくりにつながりました。
小児定期予防接種への活用も準備中
現在は主に小児インフルエンザワクチン予約で活用されていますが、小児定期予防接種への活用に向けても準備を進められています。
小児定期予防接種の予約開始をワクチンぷらっとの医療機関ページで告知したところ、
「まだ始まらないのですか？」
という問い合わせも寄せられているとのことです。
このような医療機関様におすすめです
インフルエンザシーズンのワクチン予約の電話対応に多くの時間を取られている
薬剤師や事務職員がワクチン予約業務を兼務している
少人数体制で、ワクチン予約業務を効率化したい
「今年のインフルエンザ予約をどう運用するか」という課題から始まった都倉病院様の取り組みは、予約業務の効率化だけでなく、薬剤部が本来業務へ目を向けられる環境づくりへとつながっています。少人数体制の中で予約業務に課題を感じている医療機関にとって、参考になる取り組みではないでしょうか。
担当者コメント
病院の薬剤師が2名から1名に減少し、インフルエンザ流行期をどのように乗り切るかご心配されていたタイミングで、「ワクチンぷらっと」をご提案することができました。
お得意様のお困りごとに合ったシステムをご紹介し、感謝のお言葉をいただけたことは、MSとして非常にうれしく、やりがいを感じる経験でした。
「ワクチンぷらっと」は、お得意様からいただいた声をもとに日々改良を重ねています。より多くのお得意様に知っていただき、院内業務における課題の解決につながれば幸いです。
アルフレッサ株式会社 京滋営業部 京都第三支店 小島 勝人 MS（導入当時）
アルフレッサ株式会社 プロモーション部 森下 空良